ملخص كتاب بناء نظام الأعمال

التنظيم هو الطريقة الصحيحة لإدارة أي عمل دون الاعتماد على شخص محدد وقوي. تعتبر هذه الطريقة مثالية للشركات الصغيرة والمتوسطة التي وصلت إلى مرحلة التوافق بين المنتج والسوق ولديها فريق صغير على الأقل يمكن تكرار جهوده ومعرفته. يشرح ديفيد جينكينز (الذي يسميه البعض خطأً ديفيد جونز) خطوات هذه العملية في كتابه Systemology، والذي يُعرف بشكل أفضل بأنه كتاب بناء نظام الأعمال.

 

مقدمة

يحدث اعتماد الشخص الرئيسي عندما تعتمد المنظمة بشكل كبير على معرفة أو قدرات أفراد محددين. وعلى مستوى الأعمال، يتسبب هذا في حدوث اختناقات وتناقضات وخطر انقطاع خدمات الشركة، ولا تستطيع الشركة الاستفادة من الفرص غير المتوقعة. على المستوى الفردي، يصبح المالكون و/أو الموظفون الرئيسيون منشغلين بالمهام اليومية لدرجة أنهم لا يجدون الوقت للعمل الاستراتيجي أو الإبداعي. كما لا يستطيع الناس أيضًا الذهاب في إجازة بأمان ويضطرون إلى اللحاق بالعمل المتراكم بسرعة كبيرة وقد يضطرون حتى إلى العمل أثناء الإجازة.

توجد معظم الشركات في إحدى هذه المراحل الأربع لتنظيم أعمالها:

 

• بقاء. تواجه معظم الشركات الناشئة صعوبة في تحقيق ملاءمة المنتج للسوق وتحاول إيجاد حل لحل مشكلة حقيقية في السوق. كما ينشغل أصحاب الأعمال أيضًا بالروتين اليومي لدرجة أنه يصبح بمثابة عقبات واختناقات في حد ذاته.
• استقرار. في هذه المرحلة وصلت الأعمال إلى مرحلة الاستقرار النسبي. ومع ذلك، فإن المعرفة الأساسية لا تزال في أذهان أعضاء الفريق ولم يتم توثيقها بشكل منهجي. يقضي أصحاب العمل الكثير من الوقت في الإشراف على عمل أعضاء الفريق وليس لديهم وقت للعمل الاستراتيجي والفعال.
• إمكانية الترقية. والآن، أصبحت الشركة تمتلك نموذج أعمال مثبتًا وحددت أنظمتها الأساسية. ومع ذلك، لا تزال هناك فجوات، مثل عدم قيام الأشخاص دائمًا باتباع العمليات المعمول بها أو عدم الرد على المشاكل بدلاً من منعها.
• القدرة على المبيعات. تعتمد الأعمال القابلة للتسويق على الأنظمة، لذا يمكن للمالكين والموظفين الرئيسيين التنحي جانباً دون أي تأثير سلبي على العمليات التجارية والمقاييس. هذا هو الهدف النهائي لأي عمل تجاري بحيث: 1. يتمكن المالكون من تقليل مشاركتهم في العمل أو بيعه، 2. يتمكن أعضاء الفريق من العمل على مستوى أعلى وتحسين أنفسهم ودخلهم ومساهمتهم في المنظمة، و3. يكون لدى العمل القدرة على النمو.

إن التنظيم في أي عمل تجاري يأخذه من حالة “البقاء” إلى حالة “القدرة على البيع”. تتكون عملية التنظيم أو تحديد وإنشاء الأنظمة الهامة وإزالة اعتماد المنظمة على شخص واحد من 7 خطوات سوف نشرحها فيما يلي.

 

وباستخدام هذا النهج، نجح جينكينز في تنظيم أعماله وساعد رواد الأعمال الآخرين على القيام بالمثل. على سبيل المثال، استغرق الأمر منه 12 شهرًا لتنظيم أعماله في التسويق الرقمي وتوظيف الرئيس التنفيذي ليحل محله في العمليات اليومية. يحقق بناء النظام أفضل النتائج إذا: 1. لقد حققت بالفعل ملاءمة المنتج للسوق وكان عملك مزدهرًا؛ 2. لديك بالفعل فريق صغير يعمل بجانبك.

 

لن يعمل هذا النظام إذا: 1. كنت لا تزال تحاول تحديد اتجاه عملك، 2. كنت لا تزال ترغب في تقديم حل يدوم لفترة طويلة، أو 3. كنت الشخص الوحيد النشط في عملك. في مثل هذه الحالات، عليك أولاً تحقيق ملاءمة المنتج للسوق وكسب ما يكفي من المال لتوظيف عدد قليل من الأشخاص.

 

الخطوة 1. تعريف الأنظمة

حدد من 10 إلى 15 نظامًا مهمًا يحتاجها عملك لتحقيق الإيرادات.

أسطورة	الواقع
تحتاج إلى مئات الأنظمة لتنظيم عملك.	يمكنك البدء بجمهور مستهدف واحد ومنتج/خدمة واحدة فقط.

حافظ على النظام بسيطًا. النظام هو في الأساس مجموعة من الخطوات المتسلسلة التي لها نتائج يمكن التنبؤ بها. يتراوح نطاقها من تعليمات خطوة بخطوة إلى نظام مرجعي مع مجموعة متنوعة من الأنظمة الفرعية.

استخدم مبدأ باريتو 80/20، الذي ينص على أن 20% من جهودك تؤدي إلى 80% من نتائجك. بدلاً من محاولة دمج كل نظام في عملك، ركز على 20% من الأنظمة التي تشكل 80% من إنتاجيتك.

ابدأ برسم نظرة عامة على الأنظمة الأساسية اللازمة لجذب عملاء محتملين جدد، وتحويلهم إلى عملاء، وتسليم منتجك/خدمتك.

 

حدد المسار الحرج للعميل (CCF) في عملك في 20 دقيقة

قم بتنزيل قالب CCF من SYSTEMology.com وقم بتحديد عملك في 7 إلى 12 خطوة رئيسية:

• مثيرة للاهتمام. كيف يتعرف جمهورك المستهدف على عملك (محركات البحث، والإعلانات على وسائل التواصل الاجتماعي)
• سؤال. طريقتهم في البحث عن منتجاتك/خدماتك (الاستفسار عبر الإنترنت، الاستفسار عبر الهاتف)
• أُوكَازيُون. طريقتهم في شراء منتجك/خدمتك (زيارة عبر الإنترنت، اتصال لترتيب زيارة شخصية)
• تلقي الأموال. كيف ستستلم المبلغ (نقدًا/بطاقة ائتمان أو فاتورة)
• جذب العملاء. طريقتك لإقناع العملاء.
• تسليم المنتج. طريقة إكمال وشحن وتسليم المنتج/الخدمة
• كرر العملية. طريقتك لتشجيع العملاء على البقاء معك، أو تكرار عمليات الشراء، أو التوصية بك للآخرين

في 20 دقيقة، عليك تحديد طريقتك الحالية في تقديم القيمة للعملاء وتحديد أي فجوات واضحة. وفيما يلي بعض النصائح المفيدة:

1. لا تفكر كثيرًا في هذه الطريقة أو تحاول جعلها مثالية.
2. قم بتقديم الأشياء التي قمت بها حتى الآن (وليس الأشياء التي ترغب في القيام بها من الآن فصاعدًا). يمكنك التوافق تدريجيًا مع مسار حياة عملائك، ولكن تأكد من الالتزام بهذه الخطوات المكونة من 7 إلى 12 خطوة.
3. استخدم 2-3 كلمات فقط لشرح كل خطوة.

شارك رحلة العميل مع شخص خارج المؤسسة واختبرها لمعرفة ما إذا كان العملاء يفهمونها. من الناحية المثالية، ينبغي أن يكون هذا الشخص على علم بعملك، ولكن لا يتدخل فيه.

 

الخطوة 2: تفويض المهام

تتعلق هذه المرحلة بتحديد الأقسام الرئيسية وأعضاء الفريق الذين لديهم المعرفة اللازمة للأعمال وتعيين المهام لهم حتى يكونوا مسؤولين عن عملهم الخاص.

أسطورة	الواقع
لا يمكن إلا لصاحب العمل إنشاء الأنظمة.	من الأفضل لأعضاء الفريق ذوي المعرفة أن يتحكموا في عملهم ويكونوا مسؤولين عنه.

عادةً ما يكون أصحاب الأعمال أسوأ الأشخاص الذين يمكن إنشاء الأنظمة لهم لأنهم يرون فقط المشكلات المباشرة، وليس المشكلات التي تحدث بهدوء خلف الكواليس. طالما أن لديك منتجًا/خدمة فعّالة، فهذا يدل على أن فريقك لديه أيضًا معرفة قيمة في هذا المجال. الهدف هو إزالة نفسك تدريجيًا من الصورة الرئيسية وتفويض المهام لأعضاء الفريق الذين يمكنهم استخدام معرفتهم وتكرار هذا العمل.

 

الخطوة 3: استخراج المعرفة

أنت الآن جاهز لاستخراج معرفة الفريق وتحويلها إلى نظام قابل للمشاركة والتكرار.

أسطورة	الواقع
إن إنشاء الأنظمة أمر صعب ويستغرق وقتا طويلا.	إن إنشاء الأنظمة أمر بسيط للغاية، طالما لديك نظام لبناء النظام.

لإنشاء نظام تحتاج إلى عنصرين رئيسيين أو شخصين مختلفين:

• موظف ذو معرفة ويشارك معرفته.
• بطل الأنظمة الذي يلتقط هذه المعرفة. يجب أن يكون هذا الشخص منظمًا ودقيقًا ويحب إنشاء الأنظمة والعمليات. يمكنك تعيين شخص من فريقك أو شخص آخر بدوام جزئي (على سبيل المثال، من 10 إلى 15 ساعة في الأسبوع لمدة تتراوح من 3 إلى 6 أشهر) لهذه الوظيفة. قدم لهم التعليمات واترك لهم توجيه العملية بأنفسهم.
• إحصل على نظام للتنظيم. على سبيل المثال، قم بتحديد قوالب لإنشاء هيكل متماسك حتى يتمكن أعضاء الفريق من تسجيل عملهم بسهولة ومشاركته مع الآخرين.

 

الآن يقوم بطل الأنظمة بتحديد المراحل المختلفة بالترتيب.

• استخدم عنوانًا واضحًا يوفر نظرة عامة على العملية ويقدم تفاصيل لاحقة على أساس كل حالة على حدة.
• تزويد الأشخاص بتفاصيل كافية للقيام بعملهم بشكل صحيح ومتماسك. من الأفضل وضع بعض المقاييس حتى يتمكن الأشخاص من معرفة ما إذا كانوا قد قاموا بعملهم بنجاح أم لا.
• أضف ملاحظات داعمة مثل مقاطع الفيديو والمقاطع الصوتية والقوالب وغيرها من المعلومات المفيدة.
• استخدم طريقة محتوى وتخطيط وهيكل متسقين في جميع المستندات (أبجديًا أو قائمًا على الحالة).

 

تقييم تصميم النظام.

• اطلب من موظف مطلع مراجعة هذا التصميم الأولي واتباع الخطوات التالية أثناء عمله لقياس دقة وصحة النظام. يجب على بطل النظام إدخال كافة البيانات في النظام.
• اطلب من رئيس القسم مراجعة المواد. وربما يستطيع تقديم نقاط أخرى ذات رؤية أفضل أو تحديد المجالات التي يمكن أن تكون متآزرة أو محسنة.

 

استخدم النظام لتدريب أعضاء الفريق الآخرين، لأنه يكشف عن الثغرات.

• الاستمرار في تحسين النظام حتى يتمكن الشخص المسؤول من إتقانه بناءً على معايير واضحة دون تدخل أو ردود فعل من الآخرين.
• بمجرد أن تصل الأنظمة إلى الاستقرار النسبي بعد عدة مراحل من الاختبار والتحسين، يمكنك استخدام المخططات الانسيابية. قلل من استخدام لقطات الشاشة، لأنها تحتاج إلى التحديث باستمرار.

كرر هذه العملية حتى تتمكن من تحديد كافة أنظمة رحلة العميل. لتسريع العمل، قم بتحديد نظامين أو أكثر كل أسبوع. إذا لزم الأمر، فكر في المكافآت/العقوبات لتحفيز أعضاء الفريق على إكمال العمل في الوقت المحدد.

 

الخطوة 4: التنظيم

تتعلق هذه الخطوة بتنظيم الأنظمة بطريقة يتأكد أفرادك من اتباعها.

أسطورة	الواقع
عليك أن تنفق أموالك على برامج معقدة ومكلفة	كل ما عليك فعله هو الاستثمار في نظامين، وحتى هذه الأنظمة لها عائد استثمار أعلى من الأنظمة الباهظة الثمن.

أعظم أصولك هي أنظمتك، وليس الأشخاص. الشركات التي يتم إدارتها بواسطة الأنظمة هي أكثر قيمة من الشركات التي يقودها الأشخاص لأنها أكثر موثوقية وكفاءة وقابلية للتكرار وقابلة للقياس. على سبيل المثال، اشترى رجل أعمال شركات سباكة فاشلة وأدارها، ثم حولها إلى شركة ناجحة، وأعاد بيعها، وحقق ملايين الدولارات من الأرباح. حتى لو لم تكن تخطط لبيع عملك، حاول أن تجعله مقبولاً وقابلاً للتسويق. مع هذا التفكير، فأنت مجبر على بناء أساس متين له.

 

الخبر السار هو أنك تحتاج فقط إلى أداتين رئيسيتين لإدارة المشاريع والأنظمة:

• يُعد برنامج إدارة النظام (SMS) موقعًا مركزيًا لتخزين أنظمة الأعمال، بما في ذلك التعليمات والمقاييس اللازمة لأداء العمل الناجح.
• يتم استخدام برامج إدارة المشاريع (PMS) أيضًا لإدارة المهام/المشاريع بحيث يعرف كل عضو في الفريق ما هو مسؤول عنه وما إذا كان يتحرك في الاتجاه الصحيح ووفقًا للمعايير المحددة مسبقًا.

يتيح هذان البرنامجان لكل عضو في الفريق رؤية 1. المهام الموكلة إليه بالضبط و2. مكان العثور على التعليمات أو المعلومات. يمكن للمديرين أيضًا استخدام هذين النظامين لتدريب الأعضاء الجدد ومتابعة تقدمهم بسهولة.

 

خطوات اختيار الأداة

إذا كان لديك بالفعل أدوات فعالة تحت تصرفك، فلا تفقدها بأي ثمن. بخلاف ذلك، اختر البرنامج المناسب لك بمساعدة النصائح التالية:

1. تجنب تخزين أنظمتك على منصات تخزين البيانات العامة مثل Dropbox وGoogle Drive وSharePoint، أو المنصات التي تتطلب معرفة بالبرمجة أو المعرفة التقنية. اختر برنامج إدارة النظام المخصص (مثل SystemHub) الذي يلبي المعايير التالية:

• يمكن الاتصال بالوسائط الغنية مثل (الجداول والصور والصوت والفيديو وقوالب البريد الإلكتروني).
• يمكن تقديم مستويات مختلفة من الوصول (حتى تتمكن بسهولة من تعيين كل إنتاج محتوى لفريق محدد).
• يمكن الحصول على تأكيد (بحيث يصرح الأشخاص صراحةً بأنهم قرأوا وفهموا مواصفات النظام).
• بسيطة وسهلة الاستخدام (بحيث لا يتطلب الأمر أي تخصيص أو تدريب).

تحدد برامج إدارة المشاريع من يقوم بماذا ومتى بحيث يكون كل شخص مسؤولاً عن عمله. تتوفر العديد من الأدوات، مثل Asena وTrello وMondee، ولكن يجب عليك اختيار الأداة المفيدة لجميع أجزاء المنظمة والتي تتمتع بالخصائص التالية:

• القدرة على تحديد المهمة الرئيسية والمهام الفرعية وتعيينها لأعضاء الفريق المناسبين، ووضع علامات على أعضاء الفريق الآخرين، وتحديد المواعيد النهائية لإكمال العمل.
• يمكنك إضافة أوصاف وملاحظات وقوائم تحقق تتعلق بمهام محددة.
• القدرة على إنشاء وتكرار قوالب قائمة المهام.
• يمكن تعيين مستويات وصول مختلفة.
• كن بسيطًا وسهل الاستخدام.

2. قم دائمًا بإكمال النظام أولاً ثم قم بإصلاح جميع عيوبه يدويًا. ومن ثم يمكنك أتمتته:

• قم بتخصيص برنامج إدارة المشاريع الخاص بك. خصص مساحة عمل لكل جزء من أجزاء المنظمة، وحدد المهام التي تتوافق مع دورة حياة العميل، ثم فوّض تلك المهام المهمة إلى موظفين ذوي خبرة.
• قم بتخصيص برنامج إدارة النظام الخاص بك. إنشاء مجلد لكل قسم من أقسام المنظمة. أضف المجلدات الفرعية ذات الصلة وانقل الأنظمة التي قمت بإنشائها حتى الآن إلى هذه المجلدات. قم بتعيينها للموظفين ذوي المعرفة ذات الصلة وقم أيضًا بربط هذه المجلدات بالمهام المناسبة في نظام إدارة المشاريع.

 

الخطوة 5: التكامل

تتعلق هذه المرحلة بتغيير العادات القديمة وإنشاء عادات جديدة حتى تتمكن في نهاية المطاف من بناء ثقافة تعتمد على الأنظمة.

أسطورة	الواقع
الناس لا يتبعون الأنظمة على الإطلاق.	يمكن تغيير العادات والسلوكيات.

وهذه هي المرحلة الأكثر تحديًا، حيث يضطر الناس إلى تغيير سلوكهم وتطوير عقلية النظم. ولكي تنجح، يجب عليك: 1. إظهار كيف ستفيد التغييرات كل عضو في الفريق (وليس الشركة فقط)، 2. إشراك الأشخاص في إنشاء الأنظمة، و3. العثور على الشخص المناسب لقيادة التحول.

 

تنفيذ عملية بناء النظام

1. يجب على بطل الأنظمة أن يبدأ عملية استخراج المعرفة من الأشخاص باستخدام المسار الحرج للعميل وجعلها بسيطة قدر الإمكان بالنسبة للموظفين ذوي المعرفة.

2. إدخال برامج إدارة النظم وإدارة المشاريع واستخدامها لإدارة العمل والأشخاص:

• علّم الناس أن يطلبوا من الأنظمة إجابات لأسئلتهم قبل أن يطلبوا المساعدة من الآخرين. اطلب منهم الإشارة إلى العيوب والثغرات الموجودة في النظام.
• إذا حدث خطأ في النظام، فلا يجب إلقاء اللوم على الأفراد، ولكن إذا حدث الخطأ بسبب عدم توافق النظام، فيجب على المديرين التأكد من أن أعضاء الفريق قد 1. درسوا وفهموا برنامج إدارة النظام و2. راجعوا برنامج إدارة المشروع.

معالجة أي مخاوف أو مقاومة لعملية بناء النظام . واصل إصلاح النظام، ولكن لا تقبل أبدًا عدم المسؤولية. في نهاية المطاف، يتعين عليك توفير ثقافة موجهة نحو النظم حيث يقدم الأشخاص حلولاً منهجية للمشاكل دون اتباع التعليمات بشكل أعمى. تعمل ثقافتك على تشكيل سلوك الأشخاص (ما هو مقبول وما هو غير مقبول) وتجذب الأشخاص ذوي التفكير المماثل إلى شركتك. لذا، يمكنك أن تقول وداعًا للأشخاص الذين لا يتقبلون هذا التغيير.

 

الخطوة 6: الترويج للأعمال

استمر في استخراج البيانات وتنظيم الأنظمة للحصول على القدرة/الإمكانية للاستفادة من الفرص الجديدة وتنمية الأعمال.

أسطورة	الواقع
إن التنظيم هو قاتل الإبداع.	توفر الأنظمة بنية لتعزيز الإبداع وتوفير القدرة على اغتنام الفرص.

إن الأنظمة تخلق الوقت والمساحة لتحرير الناس من روتين الحياة اليومي للتركيز على الأنشطة المربحة مثل وضع الاستراتيجيات والابتكار. الآن بعد أن قمت بتحديد رحلة العميل وإنشاء أنظمة توليد الإيرادات الأساسية، فأنت جاهز للانتقال إلى مرحلة الترقية.

 

الهدف هو تحديد 15-20 نظامًا حاسمًا في هذه الأقسام.

باستخدام العملية المذكورة أعلاه، قم بتحديد الأنظمة واستخراجها وتنظيمها وتخزينها في برنامج إدارة النظام.

ركز على ما تفعله حاليًا بدلاً من التركيز على ما ترغب في فعله. الاستثناء الوحيد لذلك هو عند توظيف وتدريب موظفين جدد، حيث يتعين عليك توضيح نوع الأشخاص الذين تقوم بتعيينهم ومعاييرك/توقعاتك لهم على الفور. بمجرد تحديد الأنظمة، استخدم التفكير النظمي لتجنيد الأشخاص المناسبين والإعلان عنهم لجذب/توظيف الأشخاص المناسبين.

 

استخدم نفس العملية عند إنشاء أنظمة لأعضاء الفريق الرئيسيين.

• قم بإعداد قائمة بالأدوار الرئيسية في عملك من الأعلى إلى الأسفل، بما في ذلك أصحاب الأعمال ورؤساء الأقسام والأعضاء الرئيسيين في رحلة العميل.
• اسأل كل واحد منكم: “إذا كنت ستذهب في إجازة لمدة شهر، ما هي المهام والمسؤوليات التي يتعين علينا الاهتمام بها حتى لا نعطل راحتك أو نسبب مشاكل للشركة؟” حدد 5-7 مهام مهمة لكل عضو.
• تعيين وتفويض واستخراج هذه الأنظمة لكل فرد. العمل في دفعات تصل إلى 5 أشخاص في المرة الواحدة لإبقاء الأمور قابلة للإدارة.

بالنسبة للاختبار النهائي للنظام، اطلب من الأشخاص الذهاب في إجازة بشكل منفصل، وإرسال صاحب العمل في إجازة أولاً. في كل مرة تواجه فيها مشاكل وعقبات، يمكنك تحديد الثغرات في النظام وإصلاحها بناءً عليها.

 

الخطوة 7: التحسين

قم بإنشاء نموذج يتضمن مقاييس الأعمال الرئيسية حتى تتمكن من مراقبة أدائك وتحسين نظامك وتنقيحه.

أسطورة	الواقع
ينبغي أن يكون نظامك مثل ماكدونالدز.	قم ببناء نظامك الأولي باستخدام هذه الخطوات السبع فقط ثم قم بتحسينه تدريجيًا.

قبل أن تتمكن من إعادة هندسة عملك، عليك أن تعرف ما تفعله فعليًا. حتى هذه النقطة، كان التركيز الرئيسي منصبًا على إنشاء الأنظمة الأولية، حتى يكون لديك الأساس لبدء عملية تحسين الأعمال.

• جميع أجزاء عملك مترابطة مع بعضها البعض. على سبيل المثال، عندما تقوم بتغيير شيء ما في نظام التسويق الخاص بك، فقد يؤثر ذلك أيضًا على أنظمة المبيعات والعمليات لديك.
• قم بإنشاء نموذج حتى تتمكن من رؤية مخرجات الأنظمة الرئيسية ومراقبة تأثير التغييرات التي تم إجراؤها.

ومع ذلك، ليس عليك تقليد الشركات الكبرى مثل ماكدونالدز، التي استغرقت عقوداً من الزمن لتحسين أنظمتها. كل ما عليك فعله هو إنشاء نظام أساسي بمساعدة الخطوات الست المذكورة أعلاه ثم قم بترقيته تدريجيًا.

 

نتيجة

يمكن أن تساعدك الخطوات السبع المذكورة أعلاه على الانتقال من مرحلة البقاء إلى عمل تجاري قابل للتسويق ويستمر في العمل بشكل مستقر وموثوق به دون وجودك، مما يحقق قيمة ونموًا لا مثيل لهما على المدى الطويل. اتخذ قرارًا حازمًا وابدأ جهودك اليوم!