5 اسباب لعدم اكتمال المهام

يعد تفويض الأمور للموظفين من أهم واجبات المدير، بل في الواقع، مهمته الأكثر أهمية. لكن القيام بهذه  المهمة ليس بالمهمة السهلة. يمر العديد من المديرين، وخاصة المديرين الشباب، بمراحل مختلفة للوصول إلى الظروف المثالية في تفويض المهام. إحدى هذه التجارب هي التعامل مع مشاكل وعواقب “التسليم غير السليم”. على سبيل المثال، يعد إرجاع المهام التي تم “تسليمها بشكل عكسي” تحديًا خطيرًا في هذه العملية. ولكن هناك تحديات أخرى. “التسليم غير الكامل” هو شيء آخر يحدث في العديد من المنظمات والشركات. وفيما يلي، نقوم بتحليل ظاهرة “التسليم غير الكامل”.

ماذا تعني “مهمة غير مكتملة”؟

التفويض غير المكتمل هو الموقف الذي نقوم فيه بتفويض مهمة إلى شخص آخر في الشركة دون الإيمان العميق والراسخ بصحة هذه المهمة. ربما تحت تأثير المقالات التي قرأناها أو الدورات والمواد التعليمية للتدريب و التسويق  حول التنظيم ، قررنا القيام بذلك في أعمالنا؛ لكننا لا نزال غير مبررين تمامًا ولا تزال معتقداتنا السابقة تتعارض مع هذا الأسلوب الجديد. يزحف هذا الصراع الداخلي تدريجياً إلى طريق إدارة الأعمال. يبدو أننا قد أوكلنا المهام، لكن في الواقع ما زال الكثير منها يحتاج إلى تدخلنا المباشر واليومي. الخطوة الأولى في علاج هذه الظاهرة هي التعرف على أعراضها.

1. عدم تطابق المسمى الوظيفي مع العمل اليومي الفعلي

وهذه الحالة هي إحدى العلامات الأكثر وضوحا على “التسليم غير الكامل”. على سبيل المثال، يتم تعيين شخص “كخبير تحليل أنظمة” في إحدى شركات البرمجيات، ولكن في الواقع، من المفترض أن يكون “مدير مشروع” في الشركة. وحتى هذا الشخص قد لا يكون على علم بمثل هذه النية أثناء العمل. وإذا قمنا بتشريح الوظيفة، فسنجد أن إعطاء لقب “مدير” لشخص ما في تلك الشركة له مصداقية معينة. يريد مدير الشركة أن يتولى شخص ما هذه المسؤولية دون الاستفادة من لقب المدير وهيبته.

ربما يعتبر إعطاء لقب المدير للوافد الجديد “أكثر من اللازم” ولا نريد أن يكون الأمر هكذا. ومن الممكن أن يحدث عكس هذا السيناريو أيضاً: شخص يحمل لقب “مدير العمليات” يعمل في إحدى الشركات، لكن وظيفته الحقيقية ليست كذلك. عندما نضع أداءه الأسبوعي تحت المجهر، فهو يتصرف كمسوق للشركة. هناك عدد لا يحصى من هذه الأمثلة. في بعض الشركات التي لديها مجلس إدارة، فإن “الرئيس التنفيذي” ليس في الواقع الرئيس التنفيذي، بل “مدير التسويق” أو “المسوق الرئيسي” للشركة، لأنه من وجهة نظرهم، لا ينبغي أن يكون الفضل في التعريف بالشركة اذهب إلى شخص آخر. لكن في هذه الحالة ماذا يفعل “مدير التسويق” في تلك الشركة؟ من المحتمل أن تكون جميع أنواع المهام ذات الصلة وغير ذات الصلة مثل “التصميم باستخدام Photoshop” مدرجة في جدول أعمال ذلك الشخص. لاحظ أن هذه ليست “عمليات تسليم صحيحة” ولا نخدع أنفسنا.

2. النظر إلى الموظفين كمقاولين مؤقتين

يعد إغراء “التسليم المؤقت” أحد الأشياء المثيرة للاهتمام التي تحدث في الشركات. يبدأ بعض المديرين بفرضية مفادها “دعونا نترك الأمور للآخرين لأنهم يقولون إنها جيدة”؛ لكنهم لا يوافقون على التسليم. لذلك يعتقدون أن تسليم تلك الوظيفة أمر مؤقت. وبهذه الطريقة، فقد فوضوا هذا العمل ولم يقوموا به. وهذا في الواقع تحدي ممارسة السلطة في إدارة الشركة.

يشعر بعض الأشخاص بالقلق من أن تفويض الأمور بشكل كامل أو دائم للموظفين سيمنحهم منصبًا وسلطة ستصبح فيما بعد تهديدًا للمدير. لذلك، مع فكرة التفويض المؤقت، فإنهم يسلمون ذلك العمل أو المسؤولية إلى شخص آخر ويحتفظون بالمفاتيح المهمة في القيام بذلك العمل بنجاح كضمان ضد التهديد الافتراضي الذي يواجههم. ولذلك يحتاج الشخص المسؤول إلى إذن الرئيس التنفيذي وتدخله واتخاذ القرار في التفاصيل في المراحل المهمة من العمل. “إن عدم توافق المسؤوليات المسندة مع الصلاحيات والتسهيلات المتاحة للشخص” هو العلامة السريرية للفكر الخفي المتمثل في “التفويض المؤقت”.

3. الشعور بالمنافسة مع الموظف

إحدى المشاكل المرتبطة بـ “التفويض المؤقت” هي مشكلة “المنافسة” مع الشخص الذي نريد تفويض العمل إليه. على سبيل المثال، تخيل أن الرئيس التنفيذي لشركة برمجيات، وهو نفسه مبرمج، ويريد الآن تسليم جزء من أعمال البرمجة لشخص آخر حتى يتفرغ وقته لأمور الشركة الأخرى. التحدي الشائع جدًا في مثل هذا السيناريو هو الشعور بالمنافسة وأحيانًا الغيرة بين هذين الشخصين.

عندما يكون هناك اختلاف في الذوق بين الاثنين حول مسائل تقنية (وهو أمر طبيعي جدًا)، ينشأ احتكاك خفي بين طرف يحاول باستمرار إثبات نفسه للآخر. إذا كان مدير الشركة قلقًا من أن كبير مبرمجي الشركة قد يصبح منافسًا له لاحقًا، فقد يتعمد تعيين أشخاص ضعفاء حتى لا يشكلوا مشكلة بالنسبة له لاحقًا. وفي هذه الحالة، يتم تهميش مبدأ وقيمة “تفويض الأمور”، ويكثر ضررها من نفعها.

4. عدم الإلمام بالعمل المنوط به

من الأخطاء الشائعة في تفويض الأمور للآخرين هو جهل مدير الأعمال التام بالطبيعة الفنية لذلك العمل. على سبيل المثال، تخيل مديرًا تنفيذيًا شابًا أنشأ للتو شركة وليس لديه أي خلفية في مجال المحاسبة. لكن المتطلبات القانونية والاعتبارات الأخرى أجبرته على تعيين محاسب. وفي هذه الحالة فهو غير مدرك للطبيعة الفنية للعمل المحاسبي وبطبيعة الحال لا يستطيع إصدار حكم صحيح على أداء المحاسب.

مثال آخر شائع جدًا هذه الأيام هو تعيين مصمم ويب من قبل مدير يجهل حتى المشكلات الفنية الأكثر وضوحًا التي ينطوي عليها إنشاء موقع ويب. ولا يستطيع هذا المدير أيضًا إصدار حكم صحيح وعادل بشأن أدائه. والاقتراح العملي في مثل هذه الحالة هو إجراء الدراسة والتعرف على الجوانب الفنية للعمل المعني. ليس من المفترض أن تكون خبيرًا في المحاسبة أو تصميم الويب، ولكن إذا كنت تريد أن تعهد بمثل هذا العمل المهم إلى خبير، فيجب أن يكون لديك بعض المعلومات حول طبيعة عمله وخطوطه العريضة حتى تتمكن من الوثوق في حكمك الخاص على عمله. أداء. بخلاف ذلك، عند حدوث مشكلة، لا يمكنك تحديد ما إذا كان ذلك خطأ الشخص أم أن المشكلة كانت ستحدث على أي حال ولم يحدث أي شيء غير عادي.

5. إسناد “الإشراف” بشكل غير لائق

إن تفويض العمل الفني والخبير للآخرين يمثل تحديًا في حد ذاته. لكن تفويض المهام الإشرافية والإدارية يجلب مستوى مختلفًا من التحديات. إن أبسط رد فعل للمديرين على التحديات التي يجدونها مع المشرفين والمديرين المعينين من قبلهم هو تقليل سلطة المشرف من خلال تفويض المهام إليه بشكل غير كامل. بدلاً من هذه الإستراتيجية الخاطئة، استخدم مبدأين إداريين مهمين لحل الخلافات التي تجدها مع المديرين والمشرفين في شركتك. وهذان المبدأان مفيدان لعلم الأمراض واكتشاف وجود مشكلة في هذه العلاقة، ولهما الحل في قلبهما.

أولاً، تفويض المهام الإشرافية لا يعني إهمال الإشراف من جانبك. تتم المراقبة في هذه الحالة بشكل غير مباشر، لكن في بعض الأحيان تكون حاضرًا بشكل مباشر لتلقي تعليقات مباشرة. ومن هنا يبدأ المبدأ الثاني أيضاً: “الاهتمام والحصول على تغذية راجعة مباشرة” لا يعني التدخل في عمل المشرف و”الإدارة الجزئية” أو الإدارة الجزئية. ويجب أن يكون هناك توازن وتناسب بين تفويض الإشراف والإشراف المباشر. إن إسناد المهام الإدارية والإشرافية بشكل مطلق أمر خطير؛ ومع ذلك، فإن المشاركة المفرطة في عمل المديرين المتوسطين تعتبر أيضًا “إدارة مجهرية” وهي علامة على التفويض غير المكتمل ومنخفض الكفاءة.